Privacyverklaring gemeente en OCMW Bekkevoort

1. Bescherming van persoonsgegevens

Ons bestuur hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de persoonsgegevens die haar verstrekt worden met de grootste zorg. Hieronder geven we graag meer uitleg hoe wij met de persoonlijke gegevens van onze burgers omspringen. Dit doen we volgens de transparantieplicht binnen de privacywetgeving en in het bijzonder de Algemene Gegevensverordening / General Data Protection Regulation (AVG / GDPR). Het privacybeleid van ons bestuur valt onder het algemeen gevoerde informatieveiligheidsbeleid van ons bestuur.

2. Tot wie kan je je wenden met vragen?

Het gemeentebestuur (E. Coolsstraat 17, 3460 Bekkevoort) is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle activiteiten van haar diensten. De OCMW-dienstverlening, gemeentelijk onderwijs en de gemeentelijke openbare bibliotheek vallen hier ook onder. De individuele ambtenaar die je persoonsgegevens verwerkt, wordt - in de betekenis van de GDPR - niet beschouwd als verantwoordelijke.

Met vragen over het gevoerde privacybeleid en de genomen maatregelen kan je terecht bij de algemeen directeur via het e-mailadres hilde.goedhuys@bekkevoort.be en/of bij onze functionaris voor de gegevensbescherming via het e-mailadres privacy@bekkevoort.be.

3. Voor welke doeleinden worden je persoonsgegevens verwerkt?

In het algemeen verwerkt ons bestuur je persoonsgegevens om de dienstverlening van hetzij de gemeente, hetzij OCMW, hetzij de bibliotheek of de organisatie van gemeentelijke onderwijs te kunnen uitvoeren.
De gemeente verwerkt je gegevens niet voor commerciële doeleinden. Noch gebruikt ons bestuur je gegevens om interesseprofielen (profiling) aan te maken, zonder dat je hiervoor je toestemming geeft.
Het is mogelijk dat je gegevens worden verwerkt via automatische besluitvorming. Dit gebeurt dan enkel in het kader van goedgekeurde wetgeving / gemeentelijke reglementen. Een voorbeeld hiervan is het toekennen van een sociale premie aan de hand van je inkomen.

4. Welke personen of categorieën van personen kunnen je gegevens “ontvangen” (inkijken, aanpassen, beheren)?

De personeelsleden van ons bestuur hebben toegang tot je gegevens, voor zover zij die nodig hebben in de uitvoering van hun taken. Niet iedereen binnen het bestuur heeft toegang tot dezelfde informatie. De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de dienst burger- en welzijnszaken en de dienst omgeving verschillen. Gemeentelijk personeel kan niet aan de gegevens van OCMW-cliënten. Ook binnen de OCMW-diensten kan niet iedereen aan dezelfde gegevens. De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de thuiszorgdiensten, de maatschappelijk werkers en het onthaal zijn verschillend.

De gegevens, ingezameld in het kader van het houden van een openbare bibliotheek zijn enkel toegankelijk voor de medewerkers van de bibliotheek. De gegevens ingezameld in het kader van onderwijs, blijven voorbehouden aan directie, secretariaat en leerkrachten van de basisscholen.

Voor de uitvoer van bepaalde taken doet het bestuur beroep op “verwerkers”. Dit zijn externe partijen die enkel in opdracht van het bestuur persoonsgegevens verwerken. Voorbeelden van deze externe partijen zijn:

  • IT-bedrijven waar het bestuur mee samenwerkt,
  • Intercommunales die personeelsleden ter beschikking stellen om gemeentelijke beleid te helpen uitvoeren (vb. ikv woonbeleid).

Het bestuur stelt met deze verwerkers een “verwerkersovereenkomst” op, overeenkomstig de bepalingen van de GDPR/AVG.

Voor het uitvoeren van bepaalde taken deelt het bestuur persoonsgegevens met andere instanties. Voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens, stelt het bestuur met deze overheden een "protocol" op, overeenkomstig de bepalingen van het Vlaamse decreet betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer van 18/08/2007.

5. Hoe worden je persoonsgegevens ingezameld?

Wij kunnen rechtstreeks bij jou de gegevens opvragen, of wij verkrijgen je gegevens via andere overheden. Onze gemeente is aangesloten bij de (oude) nodige machtigingen van de Sectorale Comités van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) om aan gegevensdeling in het kader van eGovernment te doen en om te voldoen aan het principe “only once”. Zo heeft de gemeente toegang tot het Rijksregister.

In de voorbije jaren werden ettelijke machtigingsdossiers bij de Sectorale Comités van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) door de POD maatschappelijke integratie in naam van alle OCMW’s aangevraagd en goedgekeurd. Als gevolg mag het OCMW verschillende gegevens opvragen bij andere overheden. In de praktijk worden deze gegevens aangeboden via de Kruispuntbank Sociale Zekerheid, waartoe het OCMW toegang heeft.

Ook onze bibliotheek is aangesloten bij de nodige machtiging aangevraagd door BIBNET in 2009, om het Rijksregisternummer te mogen gebruiken. Voor de bibliotheekwerking wordt er enkel met de gegevens gewerkt die je zelf hebt overgemaakt (op papier dan wel elektronisch) aan de bibliotheekmedewerkers.

De gemeentelijke basisschool zal steeds de nodige gegevens bij jou opvragen, op papier of digitaal. Dit gebeurt voornamelijk bij inschrijving in de basisschool. Bij andere partijen wordt er enkel informatie opgevraagd voor wettelijk vastgelegde doelen. De school verbindt zich ertoe je hierover te informeren indien je dit vraagt.

Voor toekomstige gegevensuitwisselingen met andere overheden zal onze gemeente protocollen afsluiten, zoals voorgeschreven door het AVG decreet.

6. Hoe lang worden je gegevens bewaard?

Je gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om de dienstverlening uit te voeren. Bepaalde gegevens zullen langer bewaard worden indien de archiefwetgeving ons hiertoe verplicht.

7. Wat zijn je rechten?

Je hebt het recht om inzage te krijgen tot de gegevens die wij over je verwerken. Hiervoor kan je de algemeen directeur (hilde.goedhuys@bekkevoort.be) of de functionaris voor gegevensbescherming (privacy@bekkevoort.be) contacteren. Het bestuur houdt hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij (verplicht door GDPR art. 30). Je hebt het recht om:

  • Gegevens over je te (laten) verbeteren (rectificatie)
  • Je gegevens te (laten) wissen
  • De verwerking van je gegevens te beperken
  • Bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens
  • Je gegevens op te vragen in een leesbaar bestand om zo deze gegevens over te dragen naar een andere instantie (recht op gegevensoverdraagbaarheid)

a. Recht op intrekken toestemming

Je hebt steeds het recht om je toestemming voor de verwerking van je gegevens in te trekken, indien de rechtmatigheid van de verwerking is gebaseerd op je toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin je je toestemming heeft verleend, blijven rechtmatig verwerkt.

b. Recht op indienen klachten bij toezichthoudende autoriteit

Als je het niet eens bent met de verwerking van jouw gegevens, of je hebt inbreuken vastgesteld kan je je wenden tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens of de Gegevensbeschermingsautoriteit:

8. Rechtsgrond voor de verwerking van je gegevens

De GDPR bepaalt dat er verschillende rechtsgronden zijn op basis waarvan je persoonsgegevens mogen verwerkt worden.

De gemeentelijke en OCMW-doeleinden zijn voornamelijk verankerd in wetgeving. Denk maar aan

  • Bijhouden van het bevolkingsregister
  • Uitleveren rijbewijzen, verlenen van vergunningen
  • Verlenen van subsidies
  • Innen van retributies, GAS-boetes
  • Uitkeren van een leefloon
  • Verlenen van hulp aan vreemdelingen. Het oprichten van lokale opvanginitiatieven
  • Verlenen van hulp aan minderjarigen die aan het OCMW zijn toegewezen
  • Verlenen van hulp aan daklozen

De doelen van een school zijn voornamelijk bepaald door wetgeving. Bijvoorbeeld:

  • Leerlingenadministratie
  • Leerlingevaluatie
  • Zorg voor leerlingen
  • Leerlingen volgen, in samenwerking met het CLB
  • Personeelsadministratie

Indien het bestuur / de school op basis van wetgeving je gegevens verwerkt, is er geen toestemming nodig. Je wordt op het moment van het verwerken (inzamelen) van je gegevens hierover ingelicht.

Ook in uitvoering van contracten, het vrijwaren van je vitaal belang of het algemeen belang is het niet nodig om je toestemming te geven.

Indien je expliciete toestemming nodig is om een verwerking uit te voeren zal de gegevensinzameling via een invulformulier gebeuren. Dienstverlening van de gemeente / het OCMW die bijvoorbeeld niet verankerd is in wetgeving, kan zijn:

  • Zaalverhuur
  • Verkoop tickets voor het cultuurcentrum
  • Beheer inschrijvingen voor sportkampen
  • Inschrijven in een elektronische nieuwsbrief
  • Bibliotheekwerking: ontvangen van een eerste gratis rappel op je e-mailadres
  • Scholenwerking: organiseren van schoolfeesten
  • Maken en gebruik van gerichte foto’s (andere dan individuele foto’s voor dossiers)

Deze processen verlopen altijd via formulieren die jij zelf invult. Door deze in te vullen geef je expliciete toestemming om je gegevens te verwerken voor de doeleinden vernoemd op de formulieren. We verwerken jouw gegevens die we via deze weg krijgen niet voor andere doeleinden. Indien we toch jouw gegevens voor nog andere doeleinden willen verwerken, zal dit expliciet gevraagd worden onderaan het formulier zodat je actief je toestemming kan geven voor verdere verwerkingen.

Een overzicht van de verschillende verwerkingen met de daarbij horende rechtsgronden houdt het bestuur bij in haar register van verwerkingsactiviteiten (verplicht door GDPR art. 30). Je kan dit op eenvoudig verzoek inkijken.

Deel deze pagina