Doe een aanvraag Maak een afspraak
Wil je iets organiseren in Bekkevoort? Hieronder vind je alle informatie die je nodig hebt. Krijg je liever persoonlijk een woordje uitleg? Maak dan een afspraak met de dienst vrije tijd.
Evenement organiseren en aanvragen
Organiseer je een fuif, festival, optreden, wandeling, tornooi, rommelmarkt, stoet of een ander event? Dan moet je het melden of aanvragen via het evenementenformulier. De eventcel behandelt je aanvraag, verzamelt de nodige adviezen, legt de aanvraag voor aan het college van burgemeester en schepenen en brengt jou en de betrokken diensten op de hoogte over de beslissing.
Voorwaarden
Afhankelijk van het type evenement heb je een bepaalde termijn om je aanvraag in te dienen. Het overzicht vind je hieronder. Doe dat op tijd, want je kan geen aanvraag meer indienen als je evenement binnen deze termijn na de aanvraag plaatsvindt.
- Evenementen >750 bezoekers: 6 maanden voor de start
- Wielerwedstrijden: 3 maanden voor de start
- Evenementen <750 bezoekers: 2 maanden voor de start
- Sportactiviteiten, rommelmarkten, eetfestijnen, optochten…: 2 maanden voor de start
- Straat- en buurtfeesten: 2 weken voor de start
Tot uiterlijk 30 juni 2025 accepteert het gemeentebestuur nog wel de tradionele meldingsformulieren voor evenementen die per post of e-mail worden ingediend.
Vanaf 1 juli 2025 wordt verwacht dat alle aanvragen via het online platform Eaglebe verlopen. Vragen hieromtrent? Neem contact op met onze dienst vrije tijd (013/46 05 60, evenementen@bekkevoort.be).
Procedure
Je dient je aanvraag in via het online evenementenformulier.
Eerste aanvraag via het online platform?
- Maak dan eerst een account aan op het Eaglebe platform.
- Meld je daarna aan als gebruiker.
Het voordeel van geregistreerde gebruikers is dat je altijd een volledig overzicht krijgt van je eerder ingediende aanvragen. Zo kan je voor terugkerende activiteiten de vorige activiteiten kopiëren en hoef je alleen de datum aan te passen, eventueel enkele details en kan je de aanvraag opnieuw indienen. Ook krijg je bij wederkerende evenementen een herinnering zodat je aanvraagtermijn niet overschrijdt.
Opvolging van jouw dossier?
- Meld je aan op het Eaglebe platform.
- Bekijk de status van je aanvraag of download je vergunning.
Na advies van de (hulp)diensten keurt het college van burgemeester en schepenen jouw evenement goed of niet.
- Evenement is goedgekeurd: je krijgt een e-mail met de vergunning. Daarin staan de voorwaarden waaraan jouw evenement moet voldoen.
- Evenement is afgekeurd: je krijgt een e-mail met de motivatie voor het afkeuren van jouw evenement. Je bereidt een nieuwe aanvraag voor indien gewenst.
Uitzonderingen
Privéfeesten zoals een tuinfeest, een communiefeest of familiefeesten in woningen beschouwen we niet als evenementen en moet je dus ook niet aanvragen.