Wil je een evenement of openbare activiteit organiseren, dan word je geconfronteerd met een aantal regels en voorschriften.
Om de aanvraag voor vergunningen en toelatingen die het lokaal bestuur Bekkevoort moet afleveren te vergemakkelijken, zijn er twee geïntegreerde aanvraagformulieren opgemaakt. Eén formulier voor evenementen met tent, één voor evenementen zonder tent. Via dit formulier worden zowel het lokaal bestuur Bekkevoort als politiezone Hageland op de hoogte gebracht. De eventcel gaat na of er voor deze activiteit bijkomende (veiligheids)maatregelen nodig zijn en welke gemeentelijke vergunningen noodzakelijk zijn. Door het invullen van dit formulier hoef je geen afzonderlijke aanvraag meer te richten tot het college van burgemeester en schepenen.
Dien ten laatste 2 maanden voor het evenement het formulier in bij het lokaal bestuur Bekkevoort (bij grote evenementen in openlucht moet dit minstens 6 maanden vooraf). Bij een kortere termijn bestaat het risico dat bepaalde vergunningen niet worden afgeleverd.
Vrijwilligers voor beveiligingsactiviteiten
Voor het inzetten van vrijwilligers bij bewakingstaken dient de organisatie de namen van de vrijwilligers voor beveiligingsactiviteiten aan de gemeente door te geven, maar deze ook over te maken aan de FOD Binnenlandse Zaken.
Dit gebeurt via een aparte bijlage door de vereniging via het e-mailadres spvcontrole@ibz.fgov.be.
Veldtourtocht organiseren
Wie in Vlaanderen een veldtoertocht organiseert, weet dat daar heel wat bij komt kijken. Als organisator moet je bij verschillende instanties aankloppen om toelating te krijgen. Met de E-tool VTT wil Sport Vlaanderen de administratieve procedure voor de organisatoren van veldtoertochten vergemakkelijken en op een uniforme manier laten verlopen.
Sport Vlaanderen heeft de E-tool VTT samen met de verschillende betrokkenen, de verenigingen, sportfederaties, gemeenten, provincies en het ANB, ontwikkeld. In de e-tool VTT is er een loket voorzien voor zowel de organisatoren, de federaties als voor de steden en gemeenten. Zij kunnen het dossier op ieder moment raadplegen. Alle betrokkenen krijgen op regelmatige tijdstippen informatie over de status van het dossier per mail toegestuurd.
Telkens wanneer een organisator een aanvraag indient, worden de tochten gescreend op datum en per provincie in een globale kalender gezet. De sportfederaties maken op basis daarvan hun kalender op. Sport Vlaanderen screent daarna de veldtoertochten en controleert of er geen andere veldtoertocht op dezelfde dag in hetzelfde gebied plaatsvindt. Na positief advies stuurt Sport Vlaanderen de aanvraag door naar het Agentschap voor Natuur en Bos (ANB). Het ANB onderzoekt de veldtoertocht en geeft, indien de tocht door haar gebieden loopt, al dan niet de toestemming voor de tocht.
Sport Vlaanderen wil zoveel mogelijk rekening houden met de opmaak van de zomer- en winterkalender van de verschillende federaties. Daarom is de timing van de aanvraag zeer belangrijk en werkt Sport Vlaanderen met zogenaamde ‘bulk’-aanvragen. Dit betekent dat je voor het indienen van verplichte documenten enkele belangrijke data moet respecteren. Heb je een deadline gemist? Geen nood, je kan je aanvraag nog steeds “individueel” indienen.
Voor meer info en aanvragen kan je hier terecht.